La importancia de elegir materiales y equipos de oficina

30 Julio 2024 | 08:46 - Redacción

Una de las responsabilidades de los dueños o directivos de negocios es hacer un ambiente agradable de trabajo para sus empleados.

Los implementos y equipos de oficina contribuyen con la eficiencia en las labores y, por lo tanto, con la consecución de un ambiente laboral apropiado.

En este post vamos a hablar de cómo elegir los materiales y equipos más convenientes para tu empresa.

¿Qué son los materiales y equipos de oficina?

Los materiales y equipos de oficina son todos aquellos elementos que se usan en un ambiente laboral y que sirven para desarrollar el trabajo administrativo, logístico, contable o similar.

Algunos ejemplos son la máquina de plastificar, la fotocopiadora, la engrapadora, etcétera. Cada uno de estos elementos está diseñado para facilitar o permitir las labores del personal.

Importancia de elegir elementos de calidad

Los elementos usados en una oficina, bien sean equipos eléctricos, electrónicos o material de uso común, deben estar fabricados con calidad, funcionar bien y ser efectivos.

Elegir los materiales adecuados para el uso que se le dará es fundamental para que el trabajo de oficina sea productivo. También es un factor que incide en la comodidad de los empleados y en su buena disposición a trabajar.

Optar por materiales y equipos de calidad puede parecer una inversión grande al momento, pero a mediano y largo plazo, se traduce en ahorro. Esto se debe a que los productos de baja calidad tienden a romperse antes y deben ser sustituidos, lo que duplica la inversión.

Además, los equipos de calidad suelen ofrecer mejores funcionalidades, lo que puede mejorar la productividad y la satisfacción de los empleados.

Ejemplos de materiales y su papel en la oficina

Pizarras magnéticas. Las pizarras blancas magnéticas permiten una fácil visualización y organización de ideas durante las reuniones de trabajo, capacitaciones, brainstorming, etcétera. Son fáciles de borrar y volver a escribir lo que las hace dinámicas. Además, su superficie magnética permite el uso de imanes para sujetar fotos, documentos y notas durante las reuniones o como avisos permanentes.
Plastificadoras. Las plastificadoras son útiles para proteger documentos importantes, tarjetas de identificación y otros materiales que necesitan durabilidad. Con una buena plastificadora, se pueden hacer avisos y señalizaciones en la propia oficina, ahorrando dinero.
Ordenadores. Los ordenadores son el centro de las actividades de oficina en la actualidad. Es necesario elegir equipos con suficiente capacidad de procesamiento y almacenamiento, tomando en cuenta la actividad de la oficina.
Multifuncionales. Las impresoras y los escáneres son esenciales para llevar adelante el trabajo de oficina. En la actualidad, se pueden adquirir equipos que combinan estas funciones y que por eso se llaman multifuncionales. La calidad de estos equipos va a incidir en las impresiones o digitalizaciones.
Elementos de ergonomía. La comodidad de los empleados es fundamental, pero no solamente para su bienestar, sino que también incide en la productividad del trabajo y reduce el tiempo de bajas por razones de salud. Algunos ejemplos de elementos ergonómicos son, las sillas ergonómicas, los reposamuñecas, reposapiés, soporte para monitor, etcétera.
Archivadores y estanterías. Mantener el orden es esencial en cualquier oficina, ya que reducen los tiempos de búsquedas y evitan pérdidas de elementos valiosos. Los archivadores y estanterías de buena calidad ayudan a organizar documentos y suministros, mejorando la eficiencia y el acceso a la información. En esta clasificación también están las carpetas, archivadores de mesa, ficheros, agendas y mucho más.
Artículos de escritorio. Se trata de los elementos que todo trabajador necesita en su quehacer diario. Por ejemplo, engrapadoras, troqueladoras, perforadoras, lapiceras, archivadores, etcétera.
Consumibles. Las oficinas requieren de ciertos productos para funcionar, por ejemplo, tóner, papel blanco para imprimir, baterías, sobres, bolígrafos, etcétera.

Recomendaciones

Elige una tienda online reconocida, que trabaje con productos de calidad comprobada. Toma en cuenta su política de envíos y la variedad de su catálogo.
Haz una lista de los elementos necesarios para que tu oficina funcione. De esta manera podrás organizar mejor tu compra.

Lo importante es que compres elementos que contribuyan con la eficiencia de tu empresa y sean un factor de bienestar para tus empleados.